La tecnología que nos une: un equipo selvático.
Cierta ocasión el jaguar, dueño de Selva Tropical
Cía. convocó a una sesión importante. Quería plantear a sus compañeros la
posibilidad de formar un equipo virtual. Esa sugerencia se la había dado el
león, gerente general de Sabana Africana
S.A., ya que ambas compañías estaban por trabajar un proyecto conjunto y era
imposible trasladar instalaciones y animales a cualquiera de los dos hábitats.
–En realidad la idea no fue mía, sino de la hiena- dijo el león mientras
conversaban. Muchos se sorprendieron, pues sabían que la hiena no tenía un
puesto muy alto en Sabana, como casi todos los carroñeros. -Fue parte de las
propuestas que la hiena hizo en nuestro Programa de Ideas Innovadoras-
prosiguió el león –somos una empresa siempre abierta al cambio y apoyamos la
creatividad y proactividad de todos nuestros colaboradores.
El jaguar, que no había llegado a su puesto por
casualidad, influencia o poder (aunque parezca imposible), sino por su esfuerzo
y dedicación, se había dado a la tarea de informarse acerca de esta cuestión de
los equipos virtuales. Había leído varias veces y analizado el artículo sobre
“Gestión de equipos virtuales en las organizaciones laborales”1, así
que tenía las “garras afiladas” en el tema. –Primero que todo- dijo- voy a
mencionarles las ventajas que tendría para nuestra organización el trabajo en
equipos virtuales: la diversidad del equipo va a favorecer la creatividad
individual y la innovación empresarial, producirá agilidad en la toma de
decisiones y mejores resultados, además de la combinación e integración de
recursos-.
La tortuga, a quien siempre le costó un poco más
entender las cosas, pero nunca se daba por vencida, cuestionó: -antes de
empezar, ¿podrían explicarme que es un equipo virtual?.
- “Un Equipo de Trabajo Virtual (EV, Virtual Team o
GDT, Geographically Dispersed Team) es un equipo humano que trabaja sin
barreras de tiempo, sin fronteras geográficas, con elementos de cooperación
estándar y que persigue objetivos comunes”- dijo el perico, como si lo
estuviese repitiendo de memoria de un texto.2
-¡Ah!—dijo la tortuga, aún no muy convencida de que
la definición de libro fuese suficiente para satisfacer su duda, -pero,
entonces continuó- sólo suceden en empresas grandes que tienen trabajo
multinacional-.
-No-le comentó la danta-hay diferentes modelos,
algunos se ubican en regiones o dentro de los mismos países, incluso hay
proyectos que tienen modalidades virtuales para algunas actividades y
presenciales para otras; un equipo virtual también puede incluir situaciones en
las que los miembros del equipo están temporalmente ausentes debido a viajes de
trabajo o por teletrabajo. También hay situaciones en las que la mayoría de los
miembros del equipo se encuentran en la misma localidad y sólo algunos están
dispersos3. En realidad, la dispersión es una cuestión no sólo de
grado, sino también de cualidad. La mayoría de los equipos presentan algún tipo
de dispersión en alguna medida. Pueden estar separados espacialmente,
temporalmente, ser desiguales en términos de configuración o ser culturalmente
diferentes.4
-Bien-continuó el jaguar-veo que algunos de ustedes
están informados sobre el asunto y ahora vamos…- discúlpeme jefe- interrumpió
el cocodrilo- yo he escuchado que esos equipos tienen problemas en relación con
los equipos cara a cara, que “se ha demostrado que el uso de medios virtuales
para realizar ciertas tareas altera significativamente las interacciones entre
los miembros del equipo, de manera que la comunicación es menos eficiente y la
aparición de conflictos es más frecuente”5, –prosiguió el cocodrilo-
porque limitan las señales del contexto social, se reduce la profundidad de la
discusión y el análisis de alternativas, y aumenta el tiempo necesario para
tomar decisiones colectivas. - acabó de decir el reptil. -¡Claro!- continuó el
zopilote- tienen mayor frecuencia de malentendidos, problemas de coordinación,
falta de confianza, gestión negativa del conflicto, pérdida de control respecto
de la actividad laboral, gestión negativa de emociones y pérdidas de motivación
entre otros.1
–Ustedes siempre ven el lado áspero de las cosas
-replicó el mono- coco, no te terminaste de leer el artículo al que te refieres6,
porque también decía que esos efectos dependían de las demandas de la tarea y
que los equipos se adaptan progresivamente a las particularidades de virtualidad
impuestas por su trabajo y con el tiempo desarrollan nuevas estrategias para
realizar sus tareas y entonces, los efectos negativos de la virtualidad se debilitan7,
además, los resultados de esos estudios son inconsistentes1, porque
la teoría que se tiene sobre liderazgo y equipos de trabajo no es necesaria o
directamente aplicada a los grupos que trabajan con altos niveles de
virtualidad6.
-También debes
respetar la opinión del cocodrilo y el zopilote -dijo la jirafa- de las
oposiciones también podemos obtener algo bueno para construir en conjunto-.
-Tienes razón -dijo el jaguar-. –Así es- reafirmó el
león- precisamente el jaguar y yo le solicitamos a mi compañero búho que
investigara un poco sobre los equipos virtuales, su conformación, mantenimiento
y cierre, antes de empezar esta nueva travesía para nosotros, de manera que a
continuación podemos discutir y construir en conjunto una visión compartida,
para tomar el conocimiento que nos sea más útil de acuerdo a nuestra experiencia
y a las singularidades de nuestras organizaciones y ponerlo en práctica. ¿Todos
de acuerdo?
Los animales reunidos asintieron a la pregunta del
león. Ese día se encontraban convocados todos los miembros de ambas
organizaciones que estarían a futuro involucrados en el nuevo proyecto, de
diferentes niveles jerárquicos, ya que era todo un nuevo modo de trabajo.
Paso seguido, el búho se aclaró la garganta miró a su
alrededor (¡en 360 grados!) y comenzó su disertación: - antes de empezar- dijo-
les pido que si tienen comentarios o complementos a la información que les
traigo, me interrumpan sin problema. Como bien lo decía el perico, los EV son conjuntos
de personas que, aunque se encuentran distribuidas geográficamente, persiguen
una meta común1 y además el Pmbok indica que en este modo de trabajo
las reuniones presenciales son pocas o inexistentes.
-O sea- dijo la mariposa- nunca nos vamos a ver
frente a frente, con lo que a mí me gusta tratar a la gente…
-No es así- replicó el búho –siempre se recomienda al
menos una reunión al inicio del proyecto y algunas más si el proyecto es a
largo plazo, porque permite promueve la confianza y cohesión en el grupo1,3.
-¡Perfecto!- dijo emocionada la mariposa –pero no
sólo en relaciones cara a cara, sino también virtualmente, el desarrollo temprano de relaciones sociales
entre los miembros del equipo contribuye a mejorar los aspectos de tarea y los
resultados obtenidos1.
-Tienes razón. Continuemos-. El búho hizo una
explicación larga y tendida sobre las características del trabajo virtual: la
influencia de la tecnología utilizada, como era más recomendable utilizar
videoconferencia que la comunicación mediada por ordenador, ya que la primera
fomenta la confianza y actitudes de apoyo entre los grupos1. También
puntualizó sobre la necesidad de crear un plan de soporte técnico como medida
de contingencia para resolver los problemas de este tipo y que no impacten en
el proyecto global8. Luego procedió a dar una serie de
recomendaciones recopiladas de distintas fuentes (el búho se especializaba en
recopilar, guardar y sistematizar información, ese era su hobby y por ello lo
habían elegido para esta labor). –Bien- dijo –ahora vamos a revisar algunas
sugerencias que nos pueden servir como guía antes de comenzar:
Primero, es imprescindible el uso de un repositorio
común para el proyecto, nuestro amigo antílope recomendó dropbox o la nube,
habrá que buscar cual nos funciona mejor9.También debemos definir
las formas de comunicación usadas para cada una de las tareas y cuáles serán
los tiempos de respuesta aceptables para las consultas y solicitudes8.
Al igual, debemos definir procedimientos para la resolución de las tareas y
respecto a la forma de relacionarnos, necesitamos una comunicación abierta y personal,
desarrollar de un clima de confianza mutua y detectar los puntos fuertes de los
otros; constituyen elementos para que nuestro EV funcione adecuada y
eficazmente1.
-Por eso te elegimos a ti para informarnos- dijo el
antílope con una risita disimulada- ¡sabemos muy bien cuál es tu punto
fuerte!-. Todos rieron, incluyendo al búho que sabia reconocer la verdad en
cuanto la veía.
Para terminar mi aporte -dijo el búho- les comento
que hay dos constructos clave que juegan un papel facilitador en los procesos
interpersonales y de integración del equipo, así como en los procesos de
gestión y combinación de los recursos del grupo: la confianza y la potencia; o
sea, influyen en las áreas primordiales para el funcionamiento de equipo: la
construcción de relaciones entre los miembros y los procesos de coordinación y
estructuración del trabajo.
-¿pero este cambio no implica aumentar los costos del
proyecto comprando equipo más caro? Además, siento que nos vamos a sentir super
raros y lejanos unos de los otros- increpó el cocodrilo.
–Recordemos que la tecnología es un medio y no un fin2
y que esta mediación tecnológica puede crear proximidad percibida si se desarrollan
estrategias de trabajo en equipo apropiadas y si se dan un conjunto de
competencias personales y de equipo adecuadas para trabajar en este contexto1
- Cuando termino de decir esto, la jirafa, cuya formación en recursos
humanos siempre salía a la luz, sugirió: -supongo que todos comprenderán que
como equipo tenemos que desplegar algunas competencias importantes para
prevalecer en este ambiente virtual10, voy a sugerir algunas y
ustedes revisen a ver si las necesitan incluir en sus planes de desarrollo
personal:
* Las relacionadas con el trabajo cooperativo virtual
(compromiso, transparencia, constancia y respeto).
*Con la comunicación virtual y asíncrona (la
constancia en el intercambio de información,
la capacidad de tomar decisiones,
el análisis crítico y constructivo, las ideas y opiniones, etc.)
*Aquellas sobre planificación y organización (aprender
a organizarse a partir de reglas elaboradas colectivamente en lugar de reglas
prefijadas, a revisar y ajustar la planificación…).
*Con la búsqueda y gestión de la información
(trabajando a partir de un debate asíncrono para la organización de la
información, su procesamiento, presentación, coordinación de las diferentes
ideas y opiniones en una propuesta común e integradora, etc.)
*Así como habilidades relacionadas con la resolución
de conflictos, argumentación, consenso, toma de decisiones, etc.
-Wow que montón de información- dijo el mono-.
–Eso es algo que hay que manejar- dijo el búho
retomando la palabra –la tecnología facilita la distribución de la información11,
pero en exceso puede llegar a convertirse en un problema y tenemos que manejar
que tanto se distribuya.
-Ahí iremos adaptando la estructura de nuestras relaciones
y normas, en interacción constante y dinámica con la tecnología –dijo el
jaguar– Y como he leído que el factor tiempo es tan importante para el
desarrollo de estos equipos1, le solicitaré al director de proyecto
que prevea y programe la disponibilidad de tiempo adecuada a nuestro modo de
trabajo.
-Hablando de eso- volvió a sacar a colación la jirafa-
el papel del director es muy importante, pues la gestión del equipo y del
proyecto son determinantes en el rendimiento global12 y estos grupos
demandan mayor atención por parte del líder. El líder debe tener las
competencias necesarias para afrontar con éxito este reto, y tener las aptitudes
y habilidades de gestión adecuadas a ese entorno virtual y multicultural. Por
ello debe11:
Adaptar el estilo de comunicación y de liderazgo a
las características culturales de personas, y tomar en cuenta las diferentes
zonas horarias para definir las actividades-
-Sí, porque si me tengo que despertar a las tres de
la mañana siempre para reuniones con el murciélago no voy a tener vida!- dijo
el antílope.
-Tenés razón- dijo la jirafa- Además, el líder de
este equipo tiene que presentar cualidades propias del
coaching y de la mediación: capacidad para la escucha
activa y mucho interés en las relaciones personales, aprecio por las
diferencias, flexibilidad de juicio, liderazgo más enfocado en la influencia
que en la autoridad, reservas de paciencia y resistencia interna y una buena
cuota de sensibilidad cultural13, esto último porque existen contextos
culturales variados, idiomas distintos y diferentes sus propios sistemas de
valores4.
-¡Entonces creo que te estás describiendo a ti
misma!- dijo el mono y el auditorio sonrió de buena gana; mientras el león continuó:
-Precisamente el jaguar y yo habíamos pensado
establecer a la jirafa como directora de este equipo, no sólo tiene las
competencias y experiencia necesarias, sino que también terminó su maestría en
administración de proyectos, lo cual aumenta su calificación para el puesto-
-Gracias- dijo la jirafa un poco sonrojada, mientras
los demás emitieron un aplauso por su ascenso.
En ese momento, la tortuga, que había estado callada
y atenta durante la exposición de sus compañeros, tomó la palabra y dijo: -Yo
lo que entiendo es que a pesar de todos los retos que representa este tipo de
trabajo, si se llaman “equipos virtuales” es porque al fin y al cabo son eso,
un equipo, y debemos ocuparnos de lo mismo que se ocupan todos los equipos: de
formarnos una meta común, esforzarnos por colaborar, salir avante juntos y
terminar con éxito el proyecto que se nos encarga-.
Un nuevo aplauso se escuchó, al reconocer que todos
se encontraban un poco ansiosos, pero bastante motivados al empezar esta nueva
travesía para ambas empresas.
-Muy bien- dijo el león- aquí ya es muy tarde, así
que propongo terminar la sesión de hoy y esperar que la compañera jirafa nos
convoque a nuestra primera sesión presencial para “unir lazos”-recalcó en tono
jocoso- ¿de acuerdo?-.
Todos asintieron, se despidieron y se desconectaron
de su videoconferencia compartida, hasta que volvieran a estar “juntos otra
vez”.
Al otro día, la jirafa, quién conocía la importancia
y la realidad de los equipos virtuales, pero también había sentido el temor al
cambio en algunos de sus compañeros envío un mensaje compartido a todos los
miembros del equipo, para invitarlos a prosperar juntos en esta nueva iniciativa
y les propuso comentarlo en el nuevo blog social del equipo: “Solo las personas que emprenden pueden
cometer errores. El que camina se expone a caer. Con o sin caídas avanza. En
cambio el que no se mueve, no es fácil que caiga como no es tan fácil que
cometa errores el que en ninguna forma actúa. Sólo que este vive en la mayor de
las equivocaciones y el peor de los errores”14. La jirafa inició
los comentarios con la frase: -el miedo al cambio es parte de nuestra
naturaleza, pero debemos dar el primer paso, si queremos avanzar…-.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
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Argentina.
4Siebdrat,
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5
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España. En Papeles del Psicólogo. 32(1),
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7 Lira, E.; Ripoll, P.; Peiró, J. & González, V.
(2008). How
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compared with face-to-face teams? A longitudinal study. Behaviour & Information Technology, 27 (2), 107-114.
8 PMI, Capítulo Venezuela.
(2013). Gestión virtual de proyectos.
Recuperado de: http://www.pmi.org.ve/index.php?option=com_k2&view=item&id=184:gesti%C3%B3n-virtual-de-proyectos&Itemid=132
9Sapirstein, J. (2013). La
gestión en los equipos virtuales. En Pragma
Consultores. Recuperado de: http://www.pragmaconsultores.com/actualidad/Documents/Microsoft%20Word%20-%20Gesti%C3%B3n%20en%20los%20equipos%20virtuales.pdf
10 Guitert,M.; Romeu, T. y Pérez-Mateo, M. (2007).
Competencias TIC y trabajo en equipo en
entornos virtuales. En Revista de
Universidad y Sociedad del Conocimiento. (4)1, pp. 1-12.
11Moix, A. (2012). Equipos
virtuales: claves del liderazgo a distancia. En Gestión Global Formación intercultural y desarrollo organizativo.
12Font, F. (2012). La gestión de equipos virtuales: principios
básicos. Recuperado de: http://www.nubelo.com/blog/la-gestion-de-equipos-virtuales-principios-basicos/
13Garnica, E. (2010). Gerencia
de proyectos en equipos virtuales y distribuidos: recomendaciones prácticas. En
VIII Jornada de Gerencia de Proyectos de
TI.
14Arias, E. (1986). Páginas Inmortales. San José, Costa
Rica.
